Organisation de A à Z
Un seul contact pour tout coordonner
Lieu, prestataires, budget, rétroplanning, logistique, invités, direction sur place : nous pilotons chaque dimension de votre événement pour qu’aucun détail ne vous échappe.
Huit domaines maîtrisés
Ce que recouvre vraiment une organisation complète
Un événement réussi est la somme de centaines de petites décisions. Voici les huit chantiers que nous menons en parallèle.
Recherche du lieu
Cahier des charges, présélection, visites, vérification des contraintes (jauge, accès, horaires, nuisances) et négociation.
Prestataires
Consultation, comparaison, sélection et contractualisation du traiteur, fleuriste, musique, photo, location, sécurité.
Budget
Budget prévisionnel détaillé, suivi des devis, factures et paiements, arbitrages documentés.
Rétroplanning
Calendrier inversé depuis le jour J : décisions, échéances, relances et validations jalonnées.
Logistique
Livraisons, accès, stationnement, vestiaires, énergie, sanitaires, installation et démontage.
Invités
Liste, faire-part, réponses, régimes alimentaires, plan de salle, hébergement et transports.
Cadre & sécurité
Assurances, autorisations, sécurité incendie, accessibilité, plan B météo et gestion des risques.
Direction sur place
Déroulé minute par minute, briefing des équipes, gestion des imprévus et des invités.
Rétroplanning type
Un calendrier qui rassure
Chaque projet a son propre calendrier. Voici la trame que nous adaptons pour un événement d’une centaine d’invités.
| Échéance | Actions clés | Livrables |
|---|---|---|
| J – 9 à 12 mois | Cadrage, budget, recherche et réservation du lieu, pré-sélection des prestataires majeurs. | Note de cadrage, budget prévisionnel, shortlist de lieux |
| J – 6 à 8 mois | Signature des contrats principaux, concept et scénographie, hébergement des invités. | Dossier concept, contrats validés, planche d’inspiration |
| J – 4 mois | Papeterie et faire-part, menus, musique, transports, premiers plans. | Faire-part, pré-déroulé, plan de salle V1 |
| J – 2 mois | Suivi des réponses, essais (traiteur, coiffure, technique), ajustements du budget. | Liste d’invités consolidée, essais validés |
| J – 1 mois | Déroulé minute par minute, confirmation des prestataires, plan de salle final. | Déroulé détaillé, fiches prestataires, plan B |
| J – 1 semaine | Briefing général, relance des horaires, paiements des soldes, préparation du matériel. | Feuille de route de l’équipe, planning de livraisons |
| Jour J | Installation, accueil, direction de l’événement, gestion des imprévus, démontage. | Événement orchestré, retours et bilan |
Sur place
La direction du jour J
Le jour de l’événement, une équipe AABLY est présente dès l’arrivée des premiers prestataires. Nous réceptionnons les livraisons, validons l’installation, pilotons le déroulé et gérons en temps réel tout ce qui sort du plan.
- Chef de projet dédié et équipe adaptée à la taille de l’événement
- Liaison permanente avec traiteur, technique, musique, photographe
- Accueil des invités et gestion des situations délicates
- Démontage, retour du matériel, état des lieux de sortie
Réseau
Des prestataires choisis pour leur fiabilité
Nous travaillons avec des traiteurs, fleuristes, loueurs, artistes et techniciens que nous connaissons, avons vus à l’œuvre et dont nous savons la fiabilité en situation réelle. Notre sélection est guidée par votre projet et votre budget, jamais par des commissions cachées.
Si vous avez déjà vos propres prestataires, nous les intégrons à l’organisation et coordonnons l’ensemble.
Notre promesse
Ce qu’il reste à gérer pour vous
Très peu de choses : les décisions importantes, que nous préparons pour vous, et le plaisir d’être là.
Devis gratuit
Confiez-nous les détails
Décrivez-nous votre projet : nous vous répondons sous 48 h ouvrées avec une première proposition d’accompagnement.
- [email protected]
- +33 (0)6 85 81 58 24
- 16 rue de Leucate, 31240 L’Union
- Du lundi au vendredi, 9 h – 18 h